Die Frage “Welches KI-Tool sollen wir nehmen?” bekomme ich mehrmals pro Woche. Sie ist berechtigt — und meistens falsch gestellt.

Die Antwort hängt nicht davon ab, welches Tool “das beste” ist, sondern davon, was in Ihrer Firma ohnehin schon läuft. Drei reale Szenarien, eine klare Empfehlung pro Szenario.

Wenn Sie schon Microsoft 365 nutzen

Sie haben Outlook, Teams, Excel, Word, SharePoint — und einen 5er- oder 10er-Plan, wie 80 % des deutschen Mittelstands. Dann ist die Antwort fast immer Microsoft Copilot.

Nicht, weil er der schlauste ist (ist er nicht — Claude 4.7 ist messbar besser bei langem Text, ChatGPT bei spontaner Recherche). Sondern weil:

  • Die DSGVO-Frage ist schon geklärt (Sie haben einen AVV mit Microsoft, der schon Copilot abdeckt).
  • Es liest Ihre echten Outlook-Mails und SharePoint-Dokumente — ohne Copy-Paste.
  • Der Lizenz-Aufpreis (rund 25–30 € pro Mitarbeiter im Monat) ist in der Buchhaltung schon ein bekanntes Muster.

Trade-off: Copilot ist beim freien Schreiben schwächer, halluziniert ungefähr genauso wie ChatGPT, und das Tempo der Verbesserungen ist langsamer als bei den anderen beiden.

Wenn Sie viel mit langen Dokumenten arbeiten

Verträge, Berichte, Bauakten, Patientenakten, Schriftsätze, technische Dokumentation. Texte, bei denen 30 Seiten gelesen und korrekt zusammengefasst werden müssen. Dann Claude.

Das ist der einzige Bereich, in dem die Tool-Wahl wirklich einen messbaren Unterschied macht. Claude hat das mit Abstand größte Context-Fenster (mehrere hunderttausend Tokens) und ist beim Zusammenfassen langer Texte deutlich präziser als ChatGPT oder Copilot.

Trade-off: Die DSGVO-Frage müssen Sie selbst lösen. Anthropic (die Firma hinter Claude) bietet einen AVV, aber der Standard-Account ist nicht so eindeutig EU-konform wie Microsoft. Für sensible Daten lohnt sich Claude via AWS Bedrock oder Azure (Frankfurt-Region).

Wenn keines von beidem zutrifft

Sie sind klein (1–5 Mitarbeiter), arbeiten mit Google Workspace oder völlig ohne Office-Suite, und Ihr KI-Bedarf ist gemischt: Mal eine Mail formulieren, mal eine Excel-Formel basteln, mal eine Stellenanzeige schreiben.

Dann ChatGPT Plus (20 € / Monat, einmal pro Firma). Nicht weil es technisch überlegen ist, sondern weil:

  • Es ist das Tool, das Ihre Mitarbeiter schon kennen — Schulungsaufwand fällt weg.
  • Die Browser-Plug-ins (z. B. für Webrecherche) sind ausgereift.
  • Custom GPTs lassen sich in zehn Minuten bauen, ohne Code.

Trade-off: Datenschutz ist die schwächste Schiene der drei. Für personenbezogene Daten ist ChatGPT der falsche Ort, Punkt.

Was Sie nicht tun sollten

Bei drei oder mehr Mitarbeitern hört man oft den Wunsch: “Jeder soll das nehmen, was er am besten kann.” Bitte nicht.

Drei verschiedene Tools heißen: drei verschiedene Prompt-Bibliotheken, drei verschiedene Schulungen, drei verschiedene Datenschutz-Verträge, drei verschiedene Rechnungen.

Eine Firma, ein Tool. Wenn ausnahmsweise jemand etwas anderes braucht (z. B. die Justiziarin will Claude für 80-Seiten-Verträge), dann ist das eine Ausnahme — bezahlt aus dem Sachkostenbudget, dokumentiert in der Datenschutz-Tabelle, freigegeben vom GF.

Der zwei-Stunden-Test

Wenn Sie noch unsicher sind: Zwei Stunden, drei Tools, ein realer Use-Case.

Nehmen Sie eine konkrete Aufgabe, die in Ihrer Firma diese Woche ansteht (z. B. die Stellenanzeige neu schreiben, eine Mahnung formulieren, einen Liefervertrag zusammenfassen). Lassen Sie alle drei Tools dasselbe machen. Vergleichen Sie nicht die Antworten — vergleichen Sie, wie nah Sie nach 30 Minuten am fertigen Ergebnis sind.

Das ist der einzige Test, der wirklich zählt.

Wenn Sie tiefer einsteigen wollen

Im KI-Handbuch für kleine Unternehmen gibt es Kapitel 3 eine 20-Punkte-Entscheidungstabelle: Anhand Ihrer Branche, Mitarbeiterzahl und vorhandenen Tools spuckt sie eine klare Empfehlung aus — inklusive Backup-Tool, falls das primäre einmal nicht erreichbar ist.